LOU – att bedöma en arkitekts kompetens

Det är vanligt att man begränsar upphandlingen till de leverantörer som redan gjort liknande uppdrag och inte letar efter dem som faktiskt kan tillföra nya värden till ett projekt. Den upphandlande myndigheten bör bilda sig en uppfattning om hur konsulten kommer att ta sig an den aktuella uppgiften.

Men det är likväl relevant och befogat att den upphandlande myndigheten vill ta reda på och utvärdera hur de olika anbudsgivarna kommer att ta sig an uppgiften som är föremålet för upphandlingen.

Det handlar alltså om att bedöma förmågor som kreativitet, inlevelse och förståelse. Det handlar också mer om att bedöma arkitekternas potential framåt och inte endast deras tidigare erfarenheter.

Viktigt är att skilja mellan kvalificering och urval i en upphandling. Kvalificeringen handlar om vilka krav som ställs för att anbudsgivarna överhuvudtaget ska bli bedömda i upphandlingen. Urvalet handlar om vilka kriterier som ställs upp och vilka underlag myndigheten kan begära för att göra bedömningar mot urvalskriterierna.

Kvalificeringen handlar om att ställa krav på yrkesmässiga förmåga och teknisk kapacitet som är nödvändig för att överhuvudtaget klara uppdraget. Kvalificeringskraven handlar som regel om mätbara och tekniska krav som omsättning, utbildning, registrering osv. Kvalificeringskraven är en miniminivå/gräns som ska klaras för arkitekten att kunna komma ifråga för uppdraget – någon utvärdering får inte göras – antingen klarar den presumtiva anbudsgivaren kraven eller inte.

En viktig kontrollfråga är om kvalifikationskraven är så höga att man begränsar konkurrensen – en grundbult i den offentliga upphandlingen. Det krävs också att de villkor som ställs upp är de mest adekvata.

Krav på utbildning och eller yrkeserfarenhet kan ställas i kvalificeringen.
Bevis på att arkitekter har en högskoleexamen och två års yrkeserfarenhet inom respektive professionsområde kan utgöras av någon av Sveriges Arkitekter yrkestitlar:

En arkitekt kan givetvis bevisa motsvarande kompetens på andra sätt, till exempel examensbevis och tjänstgöringsintyg, man kan till exempel inte begränsa konkurrensen för internationella arkitekter med motsvarande kompetens genom att ställa krav på en yrkestitel som bara medlemmar i Sveriges Arkitekter får använda.

Den upphandlande myndigheten vill gärna bedöma konsultens förmåga att förstå och svara mot projektets specifika krav och önskemål. Det vill säga att effektivt utarbeta lösningar som möter krav på funktion, hållbarhet, budget, gestaltning och så vidare.

Det viktiga är att bedömningen görs på det sätt som har angetts i upphandlingsunderlaget, att anbuden bedöms på samma sätt och att bedömningarna kan motiveras.

När ett urval görs utifrån bedömningsbara kriterier är det viktigt att anbudsgivarna har förtroende för urvalet. För att säkra detta förtroende är det viktigt att den grupp som gör urvalet har adekvat kompetens, det är bra om någon eller några i urvalsgruppen ha samma kompetens som de anbudsgivare som ska väljas ut.

Det finns flera sätt för upphandlande myndigheter som vill bedöma hur anbudsgivarnas angreppsätt och metod kommer att fungera i relation till den upphandlande myndighetens visioner och målsättningar. Vanligt är att efterfråga beskrivningar av projektorganisation. För att göra en djupare bedömning som är projektspecifik kan den upphandlande myndigheten begära att anbudsgivaren i ett begränsat format svarar på ett antal frågor. Syftet med dessa frågor kan vara att skapa sig en bild av arkitektens förståelse för projektets utmaningar och för bedömning av om arkitekten har kompetens att lösa utmaningarna.

Det urvalskriterium man kopplar till dessa svar ska handla om arkitektens förmåga att förstå och lösa projektets visioner och målsättningar.

Den upphandlande myndigheten kan bedöma anbudsgivarnas förmåga till förståelse och inlevelse för uppgiften. Det kan till exempel vara en redogörelse av de tre främsta utmaningarna med projektet – det vill säga de faktorer som anbudsgivaren behöver ägna mest möda kring i projektet.

För en upphandlande myndighet är det givetvis viktigt att bilda sig en uppfattning om förutsättningarna för ett gott samarbeta med en konsult. Här måste den upphandlande myndigheten bilda sig en uppfattning och göra en bedömning. Det går nästan bara att göra en sådan bedömning genom att intervjua de anbudsgivare som bedöms ha möjlighet uppnå ställda kriterier

För att bedöma anbudsgivarens tidigare erfarenheter kan det vara bra att efterfråga referensprojekt. Genom att efterfråga referensprojekt som är ”relevanta” för uppdraget, men kanske inte nödvändigtvis av precis samma sort, öppnas upp för en bredare palett av tidigare erfarenheter. Ett sätt att öka förståelsen för hur arkitekterna menar att referensprojekt är relevanta är att be dem beskriva varför de anser att referensprojektet är relevant.

Det vore konstigt om en offentligt finansierad myndighet inte intresserade sig för hur mycket en tjänst som avses upphandlas kommer att kosta. Om valt upphandlingsförfarande inte innebär möjlighet att förhandla om priset bör kostnaden för tjänsten finnas med som en faktor i upphandlingen. Den upphandlande myndigheten måste dock ställa sig frågan hur avgörande priset ska vara för utvärderingen. Om en arkitekt kan åstadkomma en lösning med låg livscykelkostnad för projektet som ska byggas betalar det säkert hela konsultarvodet och mer därtill ganska snabbt. För att slippa att priset ska bli avgörande handlas det ibland upp på fasta timpriser, vilket kan vara gott nog om timpriserna ligger på en marknadsmässig nivå.

I en upphandling ska grunden för bedömningen vara ”bästa förhållandet mellan pris och kvalitet”, vilket innebär att priset på tjänsten ska ställas mot den kvalitet som bedöms kunna fås. Det betyder att ett lågt pris inte alltid är bäst pris. Sveriges Arkitekter menar därför att det bör vara fullt möjligt att utvärdera om ett pris är rimligt i förhållande till erbjuden kompetens i en utvärderingsmodell för offentlig upphandling.

Referenstagning är ett sätt att kontrollera trovärdigheten i de påståenden som görs i ett anbud. Det är viktigt att tänka på att det inte är referenterna som ska göra bedömningen om anbudsgivarna är lämpliga för det specifika uppdraget. Om referenter ombeds sätta betyg på konsultens olika förmågor, utan att den upphandlande myndigheten gör en egen bedömning, sker inte likabehandling av anbudsgivarna. Olika personer värderar kriterier som tillexempel samarbetsförmåga på olika sätt.

Referenter ska i första hand användas för att kontrollera anbudsgivarnas påståenden i anbuden och möjligtvis för att bekräfta eller nyansera den upphandlande myndighetens egen bedömning.

Det finns kompetenser och personliga egenskaper hos en konsult som egentligen inte går att bedöma om man inte träffas. En intervju kan motiveras av att den upphandlande myndigheten ser att uppdraget innebär ett tätt samarbete med konsulten. Den upphandlande myndigheten kanske vill kunna bedöma sådant som samarbetsförmåga, förmåga att se helheten i projektet, analytisk förmåga eller strategisk förmåga.

Det är viktigt att intervjuerna leder till möjlighet att bedöma på vilket sätt anbudsgivarna är olika. Att fråga om anbudsunderlaget och be om förtydliganden kan ge viss vägledning men att pröva anbudsgivarens analys och ställningstaganden till olika situationer som kan uppkomma inom uppdraget kan ge mer information om anbudsgivarnas kompetens.