Olika upphandlingsförfaranden

Oavsett vilken upphandlingsform man väljer så är alltid förberedelserna viktiga. Samarbete mellan dem som ska nyttja tjänsterna och dem som hanterar upphandlingsförfarandet är viktig. Det ar lika viktigt att upphandlingen faktiskt är formellt riktigt som att anbudsgivarna har förtroende för att den är rättvis och vettig. Alla vet att det är svårt att handla upp intellektuella tjänster när det finns nödvändiga inslag av bedömning och avvägning men respekt för upphandlingen kan skapas genom att i upphandlingsprocessen ha lika bra kompetens när det gäller det upphandlingstekniska som i bedömningen av kompetens och förmåga.

En tidig dialog kan och bör genomföras med leverantörer och andra experter eller branschrepresentanter för att förstå vad konsulterna kan erbjuda och vad som är rimligt att begära i upphandlingen. Sådana dialoger kan ge en bild av hur marknaden ser ut, till exempel hur många som har erfarenhet av att leverera de tjänster som myndigheten planerar att efterfråga.

Nya och förenklade regler för offentliga upphandlingar började gälla den 1 februari 2022. De nya reglerna gäller för upphandlingar under EU:s tröskelvärden. Tröskelvärdet avgör vilka regler en upphandling som utgångspunkt ska följa. Tröskelvärdena är fastställda inom EU och EES och är vanligtvis giltiga i tvåårsperioder. En uppskattning av upphandlingens ekonomiska värde behöver göras för att kunna fastställa vilka regler som gäller.

Om upphandlingen överstiger tröskelvärdet gäller de direktivstyrda förfarandena. Om upphandlingen understiger tröskelvärdet finns inga särskilda fastställda förfaranden i lagtexten, utan den upphandlande organisationen är fri att utforma upphandlingen utifrån det som ska upphandlas. Värdet på det som ska upphandlas styr hur en upphandlande organisation kan handla upp.

Det vanligaste sättet att handla upp arkitekter är ett öppet förfarande som innebär att alla får lämna in fullständiga anbud som utvärderas.

Vid öppna förfaranden behöver man vara extra noga med upphandlingsunderlagen så att de är tydliga och inte kan missförstås. Ett betydligt bättre underlag för bedömning av kompetens och arbetsmetod får man om det finns möjligheten att träffa de mest intressanta anbudsgivarna för presentation av deras anbud.

Genom att använda sig av selektivt upphandlingsförfarande finns större möjligheter att be intressanta konsulter presentera sina anbud, och de utvalda anbudsgivarna kan också lämna in mer precisa eller projektanpassade anbud. I sådana processer kan den upphandlande myndigheten skapa utrymme för att lägga mer resurser på att utvärdera de mest lovande konsulterna.

Det finns två upphandlingsformer som är som klippta och skurna för arkitektupphandlingar: förhandlat förfarande med föregående annonsering och konkurrenspräglad dialog. Enligt LOU kan de användas när:

”En upphandlande myndighetens behov inte kan tillgodoses utan anpassning av lättillgängliga lösningar

eller

Upphandlingen inbegriper formgivning eller innovativa lösningar” (LOU 6 kap 5§).

Förhandlat förfarande med föregående annonsering och konkurrenspräglad dialog är liknar varandra och ger möjlighet till dialog eller förhandling om hur den upphandlande myndigheten ska precisera sitt upphandlingsunderlag. Syftet med dialogen är att identifiera hur den upphandlande myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Dialogen får genomföras i succesiva steg. Det går det att ersätta anbudsgivarna för deltagande i dialogen vilket rekommenderas om arbetsinsatsen är specifik för uppdraget, t ex möjliga lösningar på uppdraget.

Konkurrenspräglad dialog är en upphandlingsform som både bedömer arkitekternas/konsulternas förmåga och projektmöjligheter i upphandlingsfasen och ger den upphandlande myndigheten möjlighet att sluta avtal med en av anbudsgivarna.

Arkitekter deltar gärna i denna typ av upphandling under förutsättning att processen genomförs kompetent med respekt för de arbeten som görs under upphandlingsfasen. Därför är det viktigt att det finns tydliga villkor för ersättning, upphovs- och nyttjanderätt samt att bedömning uppfattas som relevant och kompetent.

Projekttävling eller arkitekttävling är ett vanligt sätt att välja arkitekt om den upphandlande myndigheten är intresserad av att både välja arkitekt och lösning under upphandlingsfasen. Arrangeras en arkitekttävling har den upphandlande myndigheten rätt att efter avslutad tävling förhandla med den vinnande arkitekten om fortsatt uppdrag under förutsättning att det anges i annonsen till projekttävlingen.