Systematiskt arbetsmiljöarbete

Arbetet är utformat i en cirkulär process:

Exempel på undersökning är bland annat arbetsmiljöronder, arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. När det gäller riskbedömningen så ska denna alltid dokumenteras, för att kunna visas upp om Arbetsmiljöverket genomför en inspektion. En handlingsplan ska upprättas för varje dokumenterad arbetsmiljörisk som inte kan åtgärdas genast, handlingsplanen ska ange vem som ska göra vad och när. Handlingsplanen bör också innehålla genomförd åtgärd som ska följas upp och utvärderas. Slutligen ska alla åtgärder, oavsett om de genomförs omedelbart eller de som genomförs enligt en handlingsplan, följas upp och kontrolleras. Hela arbetsplatsens systematiska arbetsmiljöarbete ska följas upp minst en gång årligen och förbättras vid behov.

Mycket har hänt sedan 2001, och för att adressera ökningen av antalet anmälda arbetssjukdomar på grund av bland annat för hög arbetslastning eller kränkande särbehandling på jobbet, gav Arbetsmiljöverket ut en ny AFS om Organisatorisk och social arbetsmiljö (2015:4) som trädde i kraft 31 mars 2016. Den nya föreskriftens regler ska integreras in i den struktur för systematiskt arbetsmiljö som skapades 2001.

Föreskriften ställer lägger ansvaret för att balansera krav och resurser i arbetet på arbetsgivaren, främst genom regelbunden dialog mellan chefer och medarbetare. Dessutom så finns det nu krav på att arbetsgivaren har en policy mot kränkande särbehandling, och framförallt en rutin för hur sådana ärenden ska hanteras. Av rutinen ska det framgå till vem man ska anmäla kränkande särbehandling, hur mottagaren av anmälan ska hantera denna samt hur och var den som är utsatt för kränkande särbehandling snabbast kan få hjälp.

1. Bestäm vem som ska vara med i arbetet med att bygga upp systemet. Arbetsgivaren ska vara drivande men arbetstagarna ska medverka.

2. Involvera arbetstagarna i arbetet med att identifiera vilka risker som finns. Skriv sedan ner de risker ni har identifierat och ta med både fysiska, organisatoriska och sociala. Bedömningen av riskerna gör ni senare.

3. Ledningen är ansvarig för att ta fram en arbetsmiljöpolicy som ska vara så konkret som möjligt och som ska utgå från de arbetsmiljörisker som finns. Arbetsmiljöpolicyn ger riktlinjer för arbetsmiljöarbetet och ska övergripande beskriva hur arbetsgivaren vill att arbetsförhållandena och arbetsmiljön ska vara och hur dessa förhållanden skapas.

4. Ta fram rutiner för de olika aktiviteter som utgör ett systematiskt arbetsmiljöarbete: hitta problemen, bedöma dem, vidta åtgärder och uppföljning. Rutinerna ska tala om vad som ska göras, hur det ska göras, vem som ska göra det och när. Det är viktigt att de har koppling till andra rutiner och aktiviteter i verksamheten så att arbetsmiljöarbetet blir en naturlig del i det dagliga arbetet.

5. I en verksamhet med minst tio anställda ska arbetsmiljöpolicy, rutiner, riskbedömning, handlingsplan, uppgiftsfördelning, instruktioner och resultatet av den årliga uppföljningen vara skriftligt dokumenterade.